Praxispersonal durch Cloud-Telefonie entlasten Wie Zahnarztpraxen mit Softwarelösungen Zeit und Kosten sparen

Von Matthias Berchtold*

Das Personal einer Zahnarztpraxis bewältigt täglich ein enormes Pensum an Anrufen. Digitale Lösungen wie die Placetel Telefonie-Integration für charly erleichtern die Arbeit – denn die Software öffnet die Patientenakte eines Anrufenden automatisch.

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Zahnärzte können ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag mit einer Cloud-Telefonielösung erleichtern.
Zahnärzte können ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag mit einer Cloud-Telefonielösung erleichtern.
(© Halfpoint - stock.adobe.com)

Ein typisches Geräusch, das man mit einer Zahnarztpraxis assoziiert, ist wohl das unangenehme Sirren eines Bohrers. Doch neben diesem markanten Klang gehört auch ein nicht enden wollendes Telefonklingeln zur charakteristischen Geräuschkulisse eines Besuchs beim Dentisten. Häufig kündigt es dem Praxispersonal den bis zu hundertsten Anruf eines Tages an.

Kurz gesagt: Zahnarztpraxen haben ein extrem hohes Anrufaufkommen. Faktoren wie die abnehmende Zahl praktizierender Mediziner oder die Verunsicherung durch die Pandemie verschärfen die Situation zusätzlich.

Dabei stehen nicht immer nur Terminabsprachen im Mittelpunkt des Gesprächs. Oft handelt es sich um Nachfragen: Was sollen Patienten vorbereitend für einen Termin tun und ist es beispielsweise ratsam, ein Schmerztagebuch, eine Überweisung oder alte Befunde mitzubringen? Manchmal wird auch nur ein bestimmtes Rezept zur Abholung vorbestellt.

Dies führt dazu, dass Praxismitarbeiter eine Flut an Anrufen bewältigen müssen und unter großem Druck stehen – auch hinsichtlich ihrer Position im Wettbewerb: Denn können sie einen Anruf nicht rechtzeitig entgegennehmen, kann dies den Verlust von Patienten an eine andere Praxis bedeuten und damit finanzielle Einbußen zur Folge haben. Oft fühlen sich Zahnarzthelfer zudem unvorbereitet, wenn sie den Anruf einer unbekannten Nummer annehmen und ad hoc auf spezifische Patientenbedürfnisse eingehen müssen – ein weiterer Stressfaktor im ohnehin vollen Praxisalltag.

Technologische Hilfe für medizinisches Personal

Natürlich hat die Digitalisierung nicht vor Arztpraxen Halt gemacht. Moderne Hardware sowie Software zur Terminplanung und Verwaltung von Patientenakten sind seit Langem Normalität. Dennoch können Ärzte ihren Mitarbeitern die fordernde Arbeit in einer Zahnarztpraxis weiter erleichtern und ihre Abläufe und Prozesse noch effizienter gestalten, wenn sie smarte und benutzerfreundliche Technologie einsetzen.

Insbesondere ein gehemmter Informationsfluss zwischen medizinischem Personal und Patienten stört reibungslose Serviceabläufe und führt zu Frustrationsmomenten auf beiden Seiten der Leitung. Abhilfe schaffen beispielsweise Lösungen wie die Cloud-Telefonanlage von Placetel.

Effizientes Praxismanagement mit individueller Software

Die Funktionen der Cloud-Telefonanlage lassen sich dabei auch einfach in die Zahnarzt-Software charly by solutio integrieren. Softwarelösungen wie diese sind speziell auf Zahnarztpraxen zugeschnitten und unterstützen das Praxismanagement unter anderem mit automatisierter Abrechnung, Dokumentation sowie vereinfachter Planung.

Cloud-Telefonanlagen eignen sich sowohl für kleine Zahnarztpraxen als auch für größere Gemeinschaftspraxen oder Kliniken, da sie sich flexibel erweitern lassen. Neue Integrationen lassen sich bei Bedarf unkompliziert hinzubuchen. Der „As-a-Service“-Gedanke impliziert zudem, dass keine zusätzliche Hardware gekauft werden muss. So sparen sich Praxen die Anschaffungs- und Wartungskosten für neue physische Telefonanlagen.

Interaktiv, individuell, zeitsparend

Verschiedene Funktionen sollen dem Praxispersonal das Anrufmanagement erleichtern. Die Möglichkeit, Patienten per Mausklick direkt aus der Software heraus anzurufen, beschleunigt die Kontaktaufnahme und senkt zugleich das Risiko, sich zu verwählen. Außerdem öffnet sich beim Klingeln die Patientenakte automatisch, sodass Mitarbeiter einfach und schnell auf individuelle Anfragen reagieren können. Dadurch müssen sie nicht mehr nach dem Geburtstag des bisher anonymen Anrufenden fragen, sondern sehen alle relevanten Daten auf einen Blick. Zugleich ist der Datenschutz gewährleistet, da alle Patientendaten ausschließlich in der Software verbleiben.

Eine weitere Funktion von Cloud-Telefonanlagen verbirgt sich hinter dem interaktiven Sprachmenü (IVR), mit dem Patienten auswählen können, ob sie persönlich betreut werden wollen oder beispielsweise nur ein Rezept per Anrufbeantworter aufgeben möchten. Die Aufzeichnung kann vom Zahnarzt via eMail eingesehen werden. Für Zeiten, in denen das Telefon nicht besetzt ist, stehen zudem mehr als 150 Ansagetexte zur Verfügung, mit denen Praxen ihre Patienten über die Sprechzeiten und Erreichbarkeiten informieren können. Auf Wunsch ist es darüber hinaus möglich, eine Warteschleife mit individueller Musikuntermalung zu aktivieren, in der Anrufer landen, wenn niemand das Telefonat entgegennehmen kann.

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*Der Autor, Matthias Berchtold, ist Business Development Manager bei Placetel.

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