Definitionen Was ist bzw. was tut eine Praxisverwaltungssoftware (PVS)?

Die Digitalisierung ist im Gesundheitswesen längst angekommen. Ohne eine Praxisverwaltungssoftware (PVS) ist der Praxisalltag nicht zu bewältigen. Durch eine PVS verwalten Ärzte und Gesundheitseinrichtungen ihre Praxis und alles, was dazugehört.

Eine Praxisverwaltungssoftware ist die Basis einer wirtschaftlich erfolgreichen Praxis
Eine Praxisverwaltungssoftware ist die Basis einer wirtschaftlich erfolgreichen Praxis
(© aga7ta – stock.adobe.com)

Durch eine Praxisverwaltungssoftware sparen sich Ärzte und Ärztinnen sowie medizinische Einrichtungen Zeit und Kosten. Die Arbeitsabläufe werden durch eine PVS stark vereinfacht. Die Zeiten, in denen das medizinische Personal mühsam analoge Karteikarten ausfüllen musste, sind mit der Digitalisierung Geschichte. Stattdessen wird eine Praxisverwaltungssoftware eingesetzt, mit der die Verwaltung und Organisation sowie der Praxisbetrieb unterstützt wird.

eHealth in allen Bereichen

Nicht nur die Rechnungslegung von Ärzten und Ärztinnen wird durch eine Praxisverwaltungssoftware vereinfacht, denn die PVS betrifft viele Bereiche im medizinischen Alltag. Arbeitsabläufe werden dokumentiert, wodurch auch Patienten und Patientinnen profitieren. Zudem können über eine PVS Terminvergaben online verwaltet werden. Ein weiterer Vorteil ist die Schnittstelle zum Labor. Die Übermittlung von Befunden wird erleichtert.

Folgende Informationen werden von der Praxisverwaltungssoftware im Sinne einer elektronischen Patientenakte verwaltet:

  • Dokumentation der Krankengeschichte
  • Aufbewahrung von Befund und Diagnose
  • Speicherung der Laborwerte
  • Gesetzliche Dokumentverwaltung
  • Medikation
  • Terminverwaltung
  • Korrespondenz mit Patienten und medizinischen Fachkräften
  • Abrechnung mit den Krankenkassen.

PVS als Multifunktionssoftware

Es gibt zahlreiche Anbieter von Praxisverwaltungssoftware und je nach Anbieter können Gesundheitseinrichtungen von verschiedenen Funktionen profitieren. Neben den oben aufgelisteten Grundfunktionen erleichtert PVS die Terminvergabe über das Online-System. Ärzte und Ärztinnen können die Software zudem nutzen, um eine Videosprechstunde für Kranke anzubieten. Oftmals ist eine Smartphone-App ebenfalls im Software-Paket enthalten. Je nach Anbieter ist die PVS cloudbasiert. Die Software verwaltet nicht nur nach außen, sondern regelt auch die internen Praxisabläufe.

Sensible Daten

Da die Informationen in einer Praxisverwaltungssoftware sensible Gesundheitsdaten darstellen, ist bei medizinischen Einrichtungen besondere Vorsicht beim Umgang mit der Software nötig. Ärzte und Ärztinnen werden daher von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) dazu angehalten, ihr Softwareprodukt in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren.

Die KBV kümmert sich zudem um die Zertifizierung der Praxisverwaltungssoftware. Die Bundesvereinigung legt bundeseinheitliche Standards fest und definiert Maßstäbe für die Funktionalitäten der Software.

Patientenakte in der Cloud

Da ärztliche Aufzeichnungen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, gelangen lokale Speichermedien in den Praxen häufig an ihre Grenzen. Daher wird oft zur Cloud-PVS gegriffen. Hier ist besondere Vorsicht geboten, denn Ärzte und Ärztinnen sind für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich. Die KBV empfiehlt bei Nutzung von Clouddiensten grundsätzlich die vollständige Verschlüsselung aller personenbezogenen Daten. Der zum Entschlüsseln erforderliche Schlüssel darf ausschließlich der Gesundheitseinrichtung bekannt sein. Dadurch wird der Datenschutz garantiert und das medizinische Personal gewährleistet die Schweigepflicht den Patienten und Patientinnen gegenüber.

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