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Best Practice: Digitale Fuhrpark-Lösungen So können Pflegedienste Zeit sparen

| Autor: Julia Mutzbauer

Die Verwaltung des Fuhrparks stellt für kleine und mittelständische Pflegedienste oft eine große Herausforderung dar. Laut einer Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement (BVF) sind es mehr als acht Stunden wöchentlich, die ein Betrieb durchschnittlich für die Verwaltung der Firmenfahrzeuge aufwendet. Das Berliner Unternehmen Vimcar hat daher eine Fuhrpark-Lösung entwickelt, die eine Zeitersparnis ermöglichen soll.

Der brandenburgische Pflegedienstleister Pflege mit Herz setzt seit wenigen Monaten die digitale Fuhrpark-Lösung für die Firmenwagen-Verwaltung ein
Der brandenburgische Pflegedienstleister Pflege mit Herz setzt seit wenigen Monaten die digitale Fuhrpark-Lösung für die Firmenwagen-Verwaltung ein
(© Anke Reincke/Pflege mit Herz)

Mit „Fleet Pro“ hat Vimcar eine eigene Software entwickelt, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Pflegedienste zugeschnitten sein soll. Die Digitalisierung der Firmenwagen-Flotte bedeute in der Praxis eine beträchtliche Arbeits- und Zeitersparnis, so der Hersteller.

Das leidige Thema „Fahrtenbuch“ gehöre nun der Vergangenheit an, da die Vimcar-Lösung mit einem GPS-Modul ausgestattet sei und jede Fahrt automatisch aufzeichne. Den Fahrern würde somit eine zusätzliche Aufgabe vor jedem Patiententermin abgenommen. Darüber hinaus verfüge die Vimcar-Software über zahlreiche weitere Funktionen, die die Firmenwagenverwaltung automatisieren und dadurch die Nutzer entlasten.

„Die Bearbeitung unlesbarer oder fehlerhafter Fahrtenbucheinträge ist ein immenser Zeitfresser im Alltag“, bestätigt Anke Reincke, Geschäftsführerin von Pflege mit Herz. Der brandenburgische Pflegedienst setze darum seit wenigen Monaten auf die digitale Lösung für die Firmenwagen-Verwaltung. „Wir haben dank der Vimcar-Lösung nun zu jeder Zeit einen aktuellen Überblick, wo sich welches Fahrzeug gerade befindet. Das ist enorm hilfreich, um Routen zu optimieren und die Fahrzeuge effizienter einzusetzen“, so Reincke.

Zusätzlich soll die Vimcar-Lösung auch vor Diebstahl schützen. Mithilfe der Positionsbestimmung und sogenannten „Geofencing“-Funktionen bei Verlassen des definierten Geländes gibt das System eine automatische Warnmeldung. Dadurch könne frühzeitig die Polizei informiert und das Firmenfahrzeug geortet und sichergestellt werden. Zahlreiche KFZ-Versicherungen gewährten ihren Kunden deshalb einen Rabatt, wenn das Fahrzeug digital nachgerüstet wurde.

Der Hersteller gibt folgende Informationen zum Service der digitalen Fuhrpark-Lösung an:

  • Digitales Fahrtenbuch: Über eine integrierte SIM-Karte und ein GPS-Modul werden die notwendigen Daten automatisch und lückenlos erfasst. Moderne Fahrtenbuch-Lösungen sind über Smartphone-App (iOS, Android) oder Desktop steuerbar. Mit einem Mausklick lassen sich die Daten (und sämtliche notwendigen Nachweise) für die Finanzbehörden exportieren – als pdf-Datei oder für die weitere betriebsinterne Evaluation auch als Datensatz (etwa xls, csv).
  • Einfache Buchung und Routenoptimierung: Anwender erhalten einen Überblick über sämtliche Fahrzeugbuchungen der Flotte. Umständliche Outlook-Buchungen, Kalender- oder Exceleinträge gehören damit der Vergangenheit an: Man sieht auf einen Blick, welcher Mitarbeiter wann welches Poolfahrzeug reserviert hat oder welche Firmenwägen noch verfügbar sind.
  • Intelligentes Vertragsmanagement: Informiert Anwender automatisch über Fristen wie zum Beispiel auslaufende Leasingverträge – dadurch werden hohe Kosten für Überkilometer vermieden. Zudem werden sämtliche Fuhrpark-relevanten Dokumente (Leasingverträge, Werkstattrechnungen, Tankbelege etc.) an einem zentralen Ort gespeichert.
  • Übersichtliches Kostenmanagement: Ob Parkgebühren, Autowäschen oder Tankrechnungen – mit „Vimcar Pro“ sehen Nutzer alle fahrzeugbezogenen Kosten auf einen Blick. Sämtliche Kosten lassen sich zudem einzelnen Fahrten zuordnen, wodurch die nächste Abrechnung wesentlich vereinfacht wird.
  • Tankkarten-Integration: Sämtliche Tankkartenzahlungen werden automatisch erfasst und dem richtigen Fahrzeug zugeordnet. Zugleich lassen sich so sämtliche verbrauchbedingten Fahrzeugkosten im Blick behalten, der gesamte Abrechnungsprozess (bis hin zu Verbrauchsanalysen oder Kostenvergleichen) wird wesentlich beschleunigt.
  • Automatische Führerscheinkontrolle: „Vimcar Pro“ ermöglicht zudem die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung der Führerscheine der Fahrer via LapID – dem führenden Anbieter im Bereich Führerscheinkontrolle. Zeitfressende Terminvereinbarungen und Besprechungen, Ansammlungen von Papierkram und das ständige Erinnern an Kontrollfristen werden dadurch überflüssig.
  • Unfallverhütungsvorschriften: Die Unfallverhütungsvorschrift schreibt Unternehmen vor, gewerblich genutzte Fahrzeuge mindestens einmal jährlich durch einen Sachkundigen auf den betriebssicheren Zustand zu überprüfen. Trotz der gesetzlichen Vorgabe ist die tägliche Kontrolle im Fuhrparkalltag oftmals vergessen. Die digitale Fuhrpark-Software erinnert den Halter regelmäßig an die Kontrollen und liefert Formulare zur ordnungsgemäßen Dokumentation und zur vorgeschriebenen Fahrerunterweisung.
  • Diebstahlschutz und Bewegungsmelder: Individualisierbare Zeitfenster und zulässige Areale (Geo-Fences) für die erlaubte Nutzung des Firmenwagens durch den Fahrer schaffen Sicherheit und erhöhen die Effizienz.

Außerdem sei das System schnell und einfach in der Handhabung. Anke Rencke berichtet: „Die Umstellung auf die digitale Lösung war selbst ohne technische Vorkenntnisse schnell und einfach zu handeln“. Rencke erklärt: „Die betroffenen Mitarbeiter waren anfangs zwar eher skeptisch – das hat sich aber schnell gelegt. Die Fahrtenbuch-App ist einfach bedienbar und alle kommen damit sehr gut zurecht.“ Seit dem Umstieg auf das digitale Firmenwagen-Management habe sich für „Pflege mit Herz“ der Zeitaufwand für die Verwaltung des Fuhrparks deutlich reduziert. „Wir haben die Digitalisierung unserer Fahrzeuge zu keiner Sekunde bereut“, so das Fazit der Geschäftsführerin des Pflegedienstes.

„Unsere Lösung ist vor allem eines: einfach, nutzerfreundlich und zuverlässig“, bestätigt Vimcar-Geschäftsführer Christian Siewek. „Gerade kleine und mittelständische Pflegedienste wollen und brauchen kein hochkomplexes Softwarepaket, das aufwändig installiert, integriert und gewartet werden muss.“

Siewek weiter: „Sondern sie wollen eine einfache Lösung, die sie schnell von dem leidigen Thema Fuhrpark-Administration entlastet. Und dabei bestenfalls auch noch Geld spart oder teure Nachzahlungen ans Finanzamt vermeidet.“ Die jährliche Steuerersparnis durch das Führen eines digitalen Fahrtenbuchs gegenüber der Ein-Prozent-Regel würde sich durchschnittlich auf 2.750 Euro pro Fahrzeug belaufen.

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 Julia Mutzbauer

Julia Mutzbauer

Redaktion, eGovernment Computing