Digitalisierungschance Krankenhauszukunftsgesetz Smartes Rechnungswesen im Krankenhaus

Ein Gastbeitrag von Dr. Haiko van Lengen

Nach über zwei Jahren des pandemiebedingten Ausnahmezustands ergibt sich für Krankenhäuser aktuell eine Atempause und Zeit, den Klinikbetrieb fit für die Zukunft zu machen. Dazu gehört auch die Umsetzung des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG), das auf die raschere Digitalisierung der Kliniken und eine Verbesserung der intersektoralen Versorgung abzielt.

Rechnungswesen und Controlling bieten sich für den Einsatz von künstlicher Intelligenz geradezu an
Rechnungswesen und Controlling bieten sich für den Einsatz von künstlicher Intelligenz geradezu an
(© nito - stock.adobe.com)

Bis 2025 sollen Patienten vollständig digital durch alle Abläufe im Krankenhaus gelotst werden. Auch Mediziner und Fachpersonal sollen die administrative Arbeit größtenteils digital erledigen können. Bis zu 4,3 Milliarden Euro Förderung haben Bund und Länder für das Vorhaben in Aussicht gestellt.

Voraussetzung für finanzielle Unterstützung ist die Teilnahme an der digitalen Reifegraderhebung. Die erste Bestandsaufnahme durch das hierfür vom Bundesministerium für Gesundheit beauftragte Konsortium „DigitalRadar” attestierte den teilnehmenden Einrichtungen unter anderem Entwicklungsbedarf beim Informationsaustausch.

Digitalisierungspotenzial auch in administrativen Schlüsselfunktionen

Die kaufmännischen Bereiche sind ein gelungenes Beispiel dafür, wie viel Potenzial Kliniken aktuell noch ungenutzt lassen, denn gerade das Rechnungswesen und das Controlling sind gespickt mit repetitiven Aufgaben, die sich für den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) anbieten. Vielerorts laufen beispielsweise Kalkulationen und intersektorale Briefings noch manuell ab und werden zentral verwaltet. Das macht die Vorgänge oft aufwendig und fehleranfällig. Excel-Tabellen und Word-Dokumente zählen hier zu den Standard-Instrumenten, von Digitalisierung kann da nicht die Rede sein.

Doch auch an die kaufmännischen Abteilungen stellt das Krankenhauszukunftsgesetz neue Anforderungen. So gilt es, eine digitale Infrastruktur für Krankenhaus­informationssysteme zu schaffen, welche die Leistungsdokumentation und -steuerung sowie das ökonomische Controlling auf neue Füße stellt.

Darin liegt eine große Chance für Finanzabteilungen: Sie haben die Möglichkeit, als zentrale Schaltstelle für eine Vielzahl von sektorenübergreifenden Prozessen zu agieren. Moderne Software erleichtert Standardprozesse und entlastet auf diese Weise die unterschiedlichen kooperierenden Abteilungen. Dem medizinischen Fachpersonal bleibt mehr Zeit für die Patientenversorgung und kaufmännische Mitarbeitende können sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren – Fähigkeiten, in denen der Mensch der Maschine überlegen ist.

KI als nächste Entwicklungsstufe

Wie lässt sich hier ein digitales Fundament schaffen, um Krankenhäuser für die Anforderungen des KHZG vorzubereiten und für künftige Belastungen zu rüsten? Die gute Nachricht: Sich wiederholende Aufgaben wie das Erfassen und Bearbeiten von Eingangsrechnungen und deren Zuordnung zu Konten, das Versenden von Mahnungen oder das Erstellen von Bilanzen oder Gewinn-und-Verlustrechnungen lassen sich heutzutage mittels einer großen Auswahl an Software-Lösungen hochgradig automatisieren.

Das reine Automatisieren mit Software-Lösungen sind für das Rechnungswesen per se noch nicht revolutionär. Einen wesentlichen Schritt weiter geht der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI), häufig auch als maschinelles Lernen bezeichnet. Mit ihr werden Reporting und Rechnungseingangsmanagement intelligent. Zum einen lassen sich mittels KI große Datenmengen verarbeiten und in ihnen Muster oder Anomalien erkennen. Das fängt bei der Bilderkennung von Rechnungen an und geht bis hin zu vorausschauenden Prognosen.

Als klassischer Anwendungsfall gilt das automatische Erkennen und Auslesen von Rechnungs- und Belegdaten. Eine KI-basierte Rechnungswesen-Software, die beispielsweise voll in die Materialwirtschaft integriert ist, erkennt bereits beim digitalen Rechnungseingang, welchem Bestellvorgang eine Rechnung zugeordnet werden kann. Dabei ist es gleich, wo die Rechnung ankommt und in das System einfließt, denn Rechnungen in Papierform werden mithilfe des Scanners digitalisiert, elektronische Rechnungen (PDF/XRechnung oder ZUGFeRD) werden direkt in das Rechnungswesen übermittelt: Die Mitarbeiter:innen der Buchhaltung können ortsunabhängig auf die nun digitalisierte Rechnung zugreifen.

Durch die Integration in das Bestellsystem braucht die Buchhaltung nicht bei der Materialwirtschaft anfragen, wie der Status in Bezug auf bestimmte Rechnungen ist – stattdessen überprüft das Rechnungswesen im Hintergrund direkt die Rechnung mit Bestellbezug zur Materialwirtschaft. Dabei werden aus der Rechnung unter anderem die Bestellnummer, der Betrag und die Positionsdaten ausgelesen und mit dem Datenbestand in der Materialwirtschaft voll automatisiert abgeglichen. Künstliche Intelligenz erkennt die Zusammenhänge zwischen Rechnung und Materialwirtschaft automatisch und kann die nötige Verbindung herstellen. Für die Freigabe muss keine händische Unterschrift getätigt und kein Stempel gedrückt werden – die Rechnung kann sogar vom medizinischen Personal auf dem Tablet oder Smartphone freigegeben werden.

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Ein weiteres Beispiel, das verdeutlicht, welche Möglichkeiten KI bei der Optimierung abteilungsübergreifender Abläufe schafft, ist die KI-basierte Sprachassistenz. Sie erleichtert Prozesse sowohl für die buchhalterischen Mitarbeitenden als auch für andere Abteilungen. Benötigen sie beispielsweise wichtige Informationen zu Patienten oder Partnern der Klinik, können diese ohne aufwendige Anfragen an die Buchhaltung sofort von der Sprachassistenz übermittelt werden.

Integration vor- und nachgelagerter Systeme

Eine intelligente Rechnungswesen-Software kann viel Zeit und Geld einsparen und dadurch Prozesse deutlich verschlanken und effizienter gestalten. Doch dies gelingt nur mit einer nahtlosen bidirektionale Integration. Den größten Wert, den eine Automatisierungs- und Digitalisierungslösung anbieten kann, ist die Vernetzungsmöglichkeit mit vor- und nachgelagerten Systemen wie dem MDK-Management, KIS oder DMS. Über Schnittstellen müssen die Systeme reibungslos miteinander kommunizieren können. Daher ist es ausdrücklich zu empfehlen, schon bei der Anschaffung einer neuen Softwarelösung das Thema Schnittstellen mit Priorität zu behandeln. Ein Anbieter, der mit dem Gesundheitswesen vertraut ist, sollte die fachspezifischen Systeme kennen und klare Aussagen zur Integration treffen können.

Das Ziel des KHZG, Kliniken rascher zu digitalisieren und so die intersektorale Versorgung zu verbessern, betrifft auch die kaufmännischen Bereiche des Klinikbetriebs. Zwar ist dieser Schritt mit einem gewissen Aufwand verbunden, doch gibt es heutzutage Methoden, die Software-Umstellung im laufenden Betrieb zu gewährleisten. Die vorgestellten Anwendungsfälle belegen, dass sich die Investition durchaus lohnt und sowohl den Kostendruck des Krankenhauses als auch den Zeitdruck des Personals deutlich senken kann. Vorteile, die Kliniken angesichts des steigenden Wettbewerbsdrucks nutzen sollten.

Best Practice: DRK-Kinderklinik Siegen

1918 gegründet, ist die DRK-Kinderlinik in Siegen eine der wenigen selbstständigen Kinderkliniken in Deutschland. Das Unternehmen versorgt jährlich etwa 5.300 stationäre und 57.000 ambulante Patienten. Hierfür stehen 158 Betten im stationären Bereich sowie 14 Plätze in der Kinder- und Jugendpsychiatrie zur Verfügung.

Die Fallzahlen der Kinderklinik erfordern, Kosten und Liquidität genau im Blick zu behalten. Insgesamt gilt es, acht Mandanten, fünf Tochterfirmen und zwei Vereine buchzuführen.
Um die administrativen und intersektoralen Abläufe zu modernisieren, entschied sich das Unternehmen im Jahr 2014 für die Digitalisierung des Rechnungswesens.

Typische Anforderungen für die Klinik sind Liquiditätsplanung und Echtzeitabfragen – ein hoher Automatisierungsgrad im Tagesgeschäft war das Ziel. Bei der Suche nach einer intelligenten Software fiel die Wahl auf die Software „Diamant/4“, die KI in das Rechnungswesen und Controlling integriert und Vorteile wie Sprachsteuerung, intelligentes Reporting und optimiertes Rechnungseingangsmanagement ermöglicht. Die DRK-Kinderklinik stieg unterjährig auf Diamant um, sodass sie bereits den Jahresabschluss 2013 über die Software umsetzen konnte. 

Der Workflow im Rechnungswesen wurde mit der KI-basierten Lösung komplett digitalisiert und führte so nicht nur im Eingangsrechnungsmanagement zu einer signifikanten Zeitersparnis. Auch beim Bankimport erreichte das Unternehmen eine Einsparung von knapp 90 Prozent durch direkte OP-Zuweisung. „Wir haben jetzt mehr Zeit für echtes Prozesscontrolling und sind dadurch in unseren Planungen viel genauer“, kommentiert Verwaltungsleiter Antonio Monte.

Dr. Haiko van Lengen
CEO bei der Diamant Software

Bildquelle: Diamant Software

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