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Gapteq-Portal erleichtert Datenverwaltung Puren Pharma digitalisiert Geschäftsprozesse

| Redakteur: Julia Mutzbauer

Puren Pharma bietet verschiedene Medizinprodukte für den Einsatz in Kliniken und Praxen an. Um die Erfassung und Bearbeitung der Daten zu erleichtern hat das Pharmaunternehmen seine Geschäftsprozesse mithilfe der Plattform-Lösung von Gapteq digitalisiert.

Die Gapteq-Plattform ermöglicht Puren Pharma eine präzise Prognose der Absatzzahlen für langwierige Bestell- und Lieferketten
Die Gapteq-Plattform ermöglicht Puren Pharma eine präzise Prognose der Absatzzahlen für langwierige Bestell- und Lieferketten
(© Kadmy - stock.adobe.com)

Puren hat zahlreiche Rabattverträge mit Krankenkassen abgeschlossen. Die Verwaltung der Verträge und der einzelnen Abschlagszahlungen an die Krankenkassen wurde jedoch immer komplizierter. Problematisch war vor allem, dass in einzelnen geführten Excel-Listen der direkte Bezug zwischen den in den Apotheken getätigten Umsätzen und den monatlich, quartalsweise oder jährlich verrechneten Abschlagszahlungen an die Krankenkassen fehlte. Bei bundesweiten Verträgen mit rund 150 Krankenkassen, in denen unter anderem unterschiedliche Abrechnungs-Zyklen, Rabatte und Dateiformate der Kassen zu berücksichtigen waren, entstand erheblicher manueller Aufwand für die Erfassung und Bearbeitung der Daten. Das zuständige Team Data Science & Business Intelligence hat die Rechnungsbearbeitung daher mithilfe der Software-Lösung von Gapteq automatisiert.

Als Web-Frontend für den Microsoft SQL Server ermöglicht es die Gapteq-Lösung, einen einfach steuerbaren Freigabeworkflow mit einer zentralen Datenhaltung und Rechnungsprüfung im Backend zu verbinden. Das Projektteam hat dazu im ersten Schritt eine prozessorientierte BI-Plattform für die Bearbeitung der Abschlagsrechnungen realisiert, die dann in Folgeprojekten zum umfassenden Portal für alle Fachbereiche ausgebaut wurde. Grundlage der Informations- und Analyseprozesse ist ein zentrales Data Warehouse auf Basis des SQL-Servers in Kombination mit weiteren leistungsstarken Analysewerkzeugen.

Neben einigen Detail-Anwendungen sind im Frontend drei zentrale Geschäftsprozesse abgebildet:

Freigabeworkflow für Abschlagsrechnungen

Die Bearbeitung der zahlreichen Rabattverträge ist als übersichtlicher Standard-Workflow gestaltet. Abschlagsrechnungen der Krankenkassen in verschiedensten Dateiformaten werden nun maschinell eingelesen und vom System geprüft. Ein integrierter Analyse-Server gleicht dafür Umsatz- und Absatzdaten sowie bereits geleistete Abschlagszahlungen, die per Schnittstelle aus dem ERP-System importiert werden, mit den Rechnungsdaten ab. Gemäß Workflow-Steuerung gelangen die Rechnungen dann nach Freigabe durch die Sachbearbeiter oder ihre Vorgesetzten zur Zahlung an die Abteilungen Customer Service und die Finanzbuchhaltung. Die Mitarbeiter werden so sicher durch ihr Tagesgeschäft geführt, während aufwändige Arbeitsroutinen wie Datenimport, Berechnungen und Validierung im leistungsstarken Backend ablaufen.

Präziser Forecast für langwierige Bestell- und Lieferketten

In der globalisierten Pharmabranche sind lange Bestell- und Lieferketten üblich. Ein präziser Forecast der erwarteten Absatzzahlen als Grundlage für punktgenaue Bestellungen ist daher entscheidend. Im Rahmen des „Tender Managements“ hat das Projektteam dafür mit Gapteq eine Plattform für Planung und Forecast realisiert, die sich vom Vertrieb über das Bestands- und Produktmanagement bis zum Einkauf durchzieht. Durch maschinell erzeugte Vorschlagswerte, die mithilfe von Machine-Learning-Funktionalität aus der Cloud generiert werden, erreicht das Pharmaunternehmen dabei eine sehr hohe Forecast-Genauigkeit. Die Planer können die Vorschlagswerte in ihren Gapteq-Planmasken übernehmen oder manuell anpassen. Das Supply Chain Management hat damit nun jederzeit sehr präzise Verkaufsprognosen.

Strategische und operative Steuerung der Produktlaunches

Gapteq unterstützt zudem die Portfolio-Planung und die Einführung neuer Produkte. Sowohl die Entscheidungsfindung als auch die Umsetzung von Produkt-Launches werden mit allen involvierten Fachbereichen in der einheitlichen Systemumgebung gesteuert. Um erfolgsversprechende Kandidaten für die eigene Generika-Produktpalette zu ermitteln, werden im System Business Cases durchgespielt und Szenarien mit vielfältigen Annahmen gebildet. So fällt die Entscheidung für einen Produktlaunch auf der Basis genauer Zahlen. Die operative Umsetzung eines Launches erfolgt dann im Rahmen eines unternehmensweiten Workflows. Da es sich hier um langfristige Projekte mit einem Zeithorizont von mehreren Jahren handelt, sind vor allem der hohe Standardisierungsgrad und die nachvollziehbare systemgestützte Dokumentation entscheidende Vorteile. Die Systemlösung reduziert damit die Risiken durch Spezialwissen einzelner Mitarbeiter und fördert die unternehmensweite Zusammenarbeit im Rahmen klar definierter Abläufe.

Einfache Entwicklung vielfältiger Anwendungen

Die Gestaltung digitalisierter End-to-End-Prozesse und die Integration unterschiedlichster Datenformen in einem unternehmensweiten Portal haben im Unternehmen zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Qualität von Abläufen und Informationen geführt. Das Projektteam von Puren kann die Gapteq-Umgebung auch jederzeit selbst weiter ausbauen, verschiedenste Daten integrieren, Eingabe-Formulare und Reports gestalten und Workflows definieren. Dabei gewährleistet die Microsoft Standardlösung, die bereits heute On-premise- und Cloud-Produkte in einer Hybrid-Architektur kombiniert, einen bedarfsgerecht skalierbaren und kosteneffizienten Systemausbau.

"Mit Gapteq haben wir komplexe Geschäftsprozesse unternehmensweit standardisiert und automatisiert. Basis ist ein zentrales Informations- und Analyse-Portal, in das wir jederzeit weitere Nutzer und Datenquellen oder neue On-Premise- und Cloud-Technologien einbinden können.“, sagt Christoph Gmeiner, Teamleiter Data Science & Business Intelligence Puren Pharma.

Über Gapteq

Gapteq ist eine moderne Lowcode-Plattform. Sie erlaubt Fachanwendern das Erstellen individueller Datenbankanwendungen und Web-Applikationen im direkten Zusammenspiel mit SQL-Datenbanken. Intuitiv per Drag & Drop, ohne HTML-Know-how oder Frontend-Programmierung. Unternehmen digitalisieren so ihre Prozesse und Teilprozesse und schließen Lücken in der Datenarbeit – mit eigenständig entwickelten Lösungen, für die es keinen Standard gibt. Gapteq ist On-Premise und für die Cloud verfügbar.

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