Best Practice: Diakovere Mehr Effizienz im Krankenhausalltag

Von Natalie Ziebolz

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Hohe Anforderungen an Passwörter und häufige Authentifizierungsprozesse stellen natürlich nicht nur Krankenhausmitarbeiter vor eine Herausforderung, doch gerade das Gesundheitspersonal benötigt die so verlorene Zeit dringend an anderer Stelle. Mit neuen Technologien hat Diakovere den Grundstein für nachhaltige Arbeitsmethoden gelegt.

Mithilfe einer SSO-Lösung sparen die Mitarbeiter der Diakovere viel Zeit bei der Authentifizierung an den verschiedenen Touchpoints
Mithilfe einer SSO-Lösung sparen die Mitarbeiter der Diakovere viel Zeit bei der Authentifizierung an den verschiedenen Touchpoints
(© WavebreakMediaMicro – stock.adobe.com )

Um die täglichen Abläufe eines Krankenhausbetriebs stemmen zu können, sind moderne Technologien in den vergangenen Jahren unabdingbar geworden – etwa um die Arbeitsabläufe auch über unterschiedliche Einrichtungen hinweg zu organisieren. Die in Hamburg ansässige Diakovere hat sich daher mit dem Technologiepartner Imprivata und Dedalus HealthCare zusammengetan, um mit einem Pilotprojekt den Grundstein für nachhaltige Arbeitsmethoden zu legen.

Digitale Infrastruktur bildet den Grundstein

Damit alle Prozesse nahtlos ineinandergreifen können, musste zunächst eine zukunftsfähige technologische Infrastruktur implementiert werden. „Bei einem derart vielfältigen medizinischen Versorgungsangebot ist das eine Mammutaufgabe“, erklärt Christian Geveke, Abteilungsleiter und stellvertretender Bereichsleiter der Diakovere IT.

Zur Unterstützung täglicher Aufgaben greift der Diakonie-Konzern auf das Krankenhausinformationssystem (KIS) Orbis zurück. Darüber werden alle patientenrelevanten Daten eingespeist: von der Aufnahme, über Laborwerte und jegliche Behandlungsdokumentationen sowie -planungen bis hin zur Entlassung. „Hier haben uns besonders die schnellen Benutzerwechsel und Sicherheitsvorkehrungen beim Passwortmanagement vor eine große Herausforderung gestellt“, erläutert Christian Geveke. „Wenn sich das Personal ständig mit unterschiedlichen Kenndaten einloggen muss, um zuvor getroffene Vorkommnisse oder Behandlungen zu bestätigen, fehlt diese wertvolle Zeit an anderer Stelle.“

Eine große Hürde stellt dabei regelmäßig das Vidieren dar. Bei diesem wichtigen Prozess wird bei allen patientenrelevanten Informationen, wie beispielsweise der Änderung des Medikationsplanes, eine ärztliche Bestätigung eingeholt. Dazu musste sich die zuständige ärztliche Fachkraft mit ihren Benutzerdaten authentifizieren. „Dass dieser fehleranfällige Prozess für die täglichen Abläufe eine große Herausforderung darstellt, steht außer Frage“, so Geveke. Es musste also eine kompatible und effiziente Lösung zur Vereinfachung gefunden werden.

Authentifizierungslösung ermöglicht verschlankte Prozesse

Der Schlüssel zur Vereinfachung lag in der Single-Sign-On-Lösung Imprivata OneSign. Einziges Problem: Die Schnittstellen zwischen der auf Windows basierenden Orbis-Oberfläche (Java-Anwendung) und Imprivata waren noch nicht optimal aufeinander abgestimmt, da sich das Erscheinungsbild von Orbis von Version zu Version ändern kann. Dies hatte zur Folge, dass die Systemkompatibilität die interne IT-Abteilung regelmäßig vor eine neue Herausforderung stellte. Zudem kam es immer wieder zu wartungsintensiven Komplikationen – etwa, wenn die Zuweisung von Eingabefeldern nicht immer eindeutig war. Eine einheitliche, effiziente und genau auf die Problematik von Diakovere zugeschnittene Lösung war daher essenziell.

Im Rahmen eines Pilotprojektes wurde im Herbst 2020 die SSO-Lösung erstmals zunächst auf nur einer einzigen, vorher definierten Station eingeführt. Dabei wurden zwei technologische Neuerungen umgesetzt, die genau auf die Probleme des Diakonie-Konzerns zugeschnitten waren: Zum einen wurde eine neue API (Application Programming Interface) geschaffen, die Orbis mit dem neuen System von Imprivata zusammenführte. Mittels einer Chipkarte, die digital eingelesen wird, kann sich das Klinikpersonal komplikationsfrei überall authentifizieren.

Der Vorteil für Pflegende und Mediziner: Die Authentifizierungsdetails sind nur noch bei Dienstantritt beziehungsweise alle drei Stunden – zur Sicherheit, falls eine Chipkarte verloren geht – nötig. Prozesse wie die Vidierung werden durch eine konstante Funktionalität lückenlos und unkompliziert gewährleistet und die Fehleranfälligkeit ist auf ein Minimum reduziert. Außerdem wurde die SSO-Lösung auch auf die lokalen Arbeitsplätze übertragen, sodass eine regelmäßige Synchronisierung der eingepflegten Daten stattfinden kann und das Pflegepersonal sowie die Ärzteschaft von jedem Touchpoint aus Zugang auf die tagesaktuellen Daten hat.

Wichtig war es dem damaligen Projektleiter Sebastian Sasse, IT-Anwendungsbetreuer und Projektmanager bei Diakovere, dass das Personal der Abteilung bereits eine gewisse Technikaffinität mitbrachte: „Bereits vor dem Start unseres Pilotprojektes habe ich mich mit den Stationsleitungen kurzgeschlossen, um die Rahmenbedingungen und Vorteile zu besprechen. Uns war es wichtig, dass alle, die von diesem Experiment betroffen waren, auch wussten, was auf sie zukommt. Nur so konnte gewährleistet werden, dass das Projekt auch ein Erfolg wird. Daher haben wir explizit die Stationen ausgewählt, deren Belegschaft wir bereits aus früheren IT-Projekten kannten und bei denen das notwendige technische Verständnis vorhanden war, um die Umstellung willkommen zu heißen.“

Pilotierung wird zum Erfolgsprojekt

Die Ergebnisse dieser ersten Phase und die Erweiterung auf andere Teile von Diakovere können sich sehen lassen: Bei 5.500 Mitarbeitenden und aktuell 2.300 aktiven Nutzerinnen und Nutzern ist die Pilotierung der Single Sign-On-Lösung als absoluter Erfolg zu werten. Anfängliche Vorbehalte seitens des Klinikpersonals gegenüber einer erneuten digitalen Erweiterung wichen rasch der Zufriedenheit über schnellere Authentifizierungsprozesse. Die neue Lösung gewährleistet nicht nur eine sichere und praktikable DSGVO-konforme IT-Umgebung im Krankenhaus, sondern bietet der gesamten Belegschaft einen erhöhten Mehrwert in puncto Flexibilität, Zeitmanagement und Arbeitseffizienz.

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Durch das neue (Re-)Authentifizierungs-Feature muss sich die IT-Abteilung auch weniger mit dem Zurücksetzen von Passwörtern beschäftigen, was insbesondere Sasse freut. „Seit der Registrierung der Mitarbeitenden gehen wesentlich weniger Anrufe ein, um Passwörter zurücksetzen zu lassen“, berichtet der IT-Senior-Experte. „Die Mitarbeitenden benötigen zwar nach wie vor ein Windows- und ein Orbis-Passwort, diese werden aber nach einmaliger Eingabe zu Schichtbeginn beziehungsweise nach drei Stunden Dienstzeit, automatisch vom SSO übergeben. Die Passwortrichtlinien sind also nach wie vor frei gestaltbar. Wenn das Passwort doch einmal vergessen wurde, werden zukünftig Wege gefunden damit ein Mitarbeiter über Sicherheitsabfragen sein Kennwort selbst zurücksetzen kann. Dies wird bei der Verwendung von SSO dazu führen, dass der Mitarbeiter sich erneut von Hand anmelden muss, damit das neue Passwort hinterlegt wird.“

Ein weiterer enormer Vorteil ist die Funktion des automatischen Wechsels der Benutzerprofile: Die Mitarbeitenden halten lediglich ihre ID in Form einer Chipkarte an das Lesegerät und werden dadurch, sofern sie sich bereits in den letzten drei Stunden angemeldet hatten, automatisch angemeldet. Die nachfolgende Fachkraft meldet sich auf gleiche Weise mit ihrer personalisierten Karte an und die zuvor im System angemeldete Person wird automatisch abgemeldet. Simpel, aber effizient.

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