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Kostenvorteile für Krankenhäuser Lizenzen für Windows Server aus dem Zweitmarkt

| Autor / Redakteur: Christian Penava* / Susanne Ehneß

Microsofts Windows Server sind auch im medizinischen Bereich allgegenwärtig. Für jedes medizinische Gerät, das mit dem Betriebssystem läuft, brauchen Krankenhäuser Zugriffslizenzen, sonst drohen bei einem möglichen Audit Nachlizenzierungskosten in fünf- bis sechsstelliger Höhe. Ein Ausweg: die Investition in gebrauchte Lizenzen.

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Durch gebrauchte Software-Lizenzen können Praxen und Kliniken Geld sparen
Durch gebrauchte Software-Lizenzen können Praxen und Kliniken Geld sparen
(© Dennis Gross - stock.adobe.com)

Die Nutzung von Microsoft Windows Server ist in Krankenhäusern weitverbreitet. Nahezu alle medizinischen Devices, wie etwa jene zur Überwachung von Vitalfunktionen, basieren auf diesem Betriebssystem. Es regelt die interne Kommunikation zwischen der Anwendungssoftware und der Hardware des medizinischen Gerätes. Das heißt, Krankenhäuser müssen für die Nutzung Zugriffslizenzen für Windows Server erwerben.

Laut der Produktnutzungsrechte von Microsoft bedeutet das also entweder,

  • dass Krankenhäuser jeden Patienten mit einer User-Zugriffs­lizenz ausstatten müssen, was natürlich vollkommen unpraktisch ist, oder
  • dass für jedes dieser Geräte eine Zugriffslizenz für Windows Server erworben wird.

Meist klärt sich erst bei einem angekündigten Audit, wie viele Zugriffslizenzen das Krankenhaus hätte erwerben müssen. Die Nachlizenzierungskosten können sich daher schnell in einem signifikanten Bereich bewegen.

Diese Lizenzkosten lassen sich nicht umgehen, jedoch deutlich reduzieren – mit gebrauchten Zugriffslizenzen für Microsoft Windows Server. Sie bieten dieselbe Funktionalität, sind jedoch um ein Vielfaches kostengünstiger als die Zugriffslizenzen aus dem Erstmarkt.

Was bedeutet ­„Gebrauchtsoftware“?

Mit dem Wort „gebraucht“ assoziieren viele Menschen abgewetztes Leder und Kratzer im Lack. Für Software, die bereits zuvor auf einem anderen Rechner installiert war, ist es eigentlich ein sehr unpassendes Wort, denn Verschleiß gibt es bei Bits und Bytes nicht. Ganz im Gegenteil: Gebrauchtsoftware ist eine attraktive Alternative zu neuen Kaufversionen, die bei wesentlich niedrigeren Kosten dieselben Vorteile bietet wie klassische On-Premise-Lizenzen.

Gebrauchtsoftware – die auch Pre-Owned-Software genannt wird – ist von der kleinen Arztpraxis bis zum großen Krankenhaus interessant und bietet eine Reihe von Vorteilen: Allem voran sparen Praxen durch sie eine Menge Geld – bis zu 70 Prozent des IT-Budgets. Ein gutes Beispiel dafür sind Lizenzen für Office 365, ein auf User basiertes Abo-Modell, das auf Dauer zu enormen Kosten führt. Relicense hat einige Szenarien berechnet, mit denen Krankenhäuser durch einen Mix von beispielsweise Office 365 E3 für das Verwaltungspersonal und Office Professional Plus-Varianten für den Stationsbetrieb– die für die Aufgaben des Pflegepersonals völlig ausreichen – in wenigen Jahren sehr viel einsparen können.

Mythos „Illegalität“ ­entschärft

Krankenhäuser brauchen beim Ankauf gebrauchter Betriebssysteme keine Bedenken zu haben. Der An- oder Verkauf von Gebrauchtsoftware gestaltet sich ähnlich wie bei neuen Kaufversionen.

Wenn Arztpraxen oder Krankenhäuser eine gebrauchte Software­lizenz über einen Partner erwerben, ist es jedoch ausschlaggebend, dass sie dazu eine komplette Dokumentation erhalten. Dadurch können sie den Weg ihrer Lizenz lückenlos und rechtssicher nachvollziehen und im Nachgang auch belegen. Diesen umfangreichen Prozess können und müssen die Krankenhäuser nicht allein gestalten. Es benötigt Experten an ihrer Seite, die jederzeit gewährleisten, dass die Rechte korrekt transferiert werden.

Die Rechtslage zum Handel mit Gebrauchtsoftware ist seit Jahren eindeutig vom Bundesgerichtshof sowie dem Europäischen Gerichtshof geklärt. Die rechtliche Grundlage dafür bietet der sogenannte Erschöpfungsgrundsatz. Er besagt, dass beispielsweise ein Softwarehersteller – in diesem Fall Microsoft – nur einmal das Verbreitungsrecht für seine Produkte hat. Wurde also die Software an einen Kunden verkauft und von diesem bezahlt, so ist dieses Recht „erschöpft" und die Software darf vom Käufer weiter veräußert werden.

Es müssen für den Transfer der ­Lizenzrechte jedoch einige Bedingungen erfüllt werden, die nur ein seriöser Anbieter mit klar definierten und testierten Prozessen einhalten kann:

  • Beim Erwerb von Gebrauchtsoftware muss es sich um getrennt verkehrsfähige Produkte, also um Standardsoftware handeln.
  • Die vom Hersteller vergebene Nutzungslizenz muss zeitlich unbeschränkt sein.
  • Die Software muss rechtmäßig verbreitet worden sein. Für „Raubkopien“ gilt die Handelbarkeit nicht.
  • Die Software muss auch faktisch weitergegeben werden: Es muss sichergestellt werden, dass der Weitergebende die Software bei sich selbst unbrauchbar macht.

Microsofts Lizenzmodell ist bereits bei neuer On-Premise-Software einigermaßen komplex. Diese Komplexität steigert sich noch beim Einsatz gebrauchter Lizenzen.

Es gelten nämlich jeweils die Lizenzbedingungen, die der erworbenen Programmversion entsprechen. Das bedeutet, beide, die Software- und die Lizenzversion, können also auch älteren Datums sein.

Diese Komplexität soll jetzt nicht abschrecken. Aber aufgrund dieser Vielschichtigkeit sollte immer ein speziell geschulter Spezialist an der Ausarbeitung eines Lizenzgeschäfts beteiligt sein. Zudem ist es sinnvoll, vorab zu analysieren, welche Lizenzen für die geplante Softwareumgebung erforderlich sind.

Hat sich das Krankenhaus für Zweitlizenzen entschieden, ist es enorm wichtig, dass sich die Rechtekette der Lizenzen zurückverfolgen lässt. Einrichtungen sollten sich hierbei nicht auf eine reine Zusicherung verlassen. Sie sollten sich vielmehr eine vollständige, überprüfbare Dokumentation vorlegen lassen. Transparenz ist hierbei das Wichtigste.

Vorteile von Lizenzen aus dem Zweitmarkt

Durch den Kauf von Lizenzen aus zweiter Hand sind Arztpraxen und Krankenhäuser in der Lage, ihre Lizenzierungsstrategie exakt nach ihrem Bedarf und ihrer langfristigen IT-Planung auszurichten. ­Konkret gesagt: Sie können präzise die Softwareversion beschaffen, die sie für ihre IT-Umgebung und medizinischen Geräte wirklich benötigen.

Es muss hierbei nicht immer die gerade aktuelle Version sein. Damit bleibt ihnen der teure Weg über den Erwerb eigentlich gar nicht benötigter Neulizenzen mit Downgrade-Rechten erspart. Und sollten sie tatsächlich die aktuellste Version benötigen, sind auch diese in der Regel kostengünstig aus zweiter Hand verfügbar.

Die gute Nachricht: Ein Einstieg in Gebrauchtsoftware ist jederzeit möglich. Krankenhäuser müssen nicht auf das Auslaufen ihrer Lizenzen warten. Eine erste Analyse im Krankenhaus zeigt, ob die Softwareausstattung aktualisiert werden sollte. Mit einer Bedarfsanalyse behalten die Krankenhäuser zudem ihre Lizenzkosten im Griff und sind für ein mögliches Audit gut vorbereitet. Nachzahlungen sind also nicht zu erwarten.

Der Autor: Christian Penava
Der Autor: Christian Penava
(Bild: Relicense)

Fazit

Der Einsatz gebrauchter Software birgt für die kleine Arztpraxis wie auch das Großkrankenhaus – wenn alle Beteiligten die Prozesse beim An- und Verkauf beachten – nur Vorteile. Allein das Einsparpotential von bis zu 70 Prozent spricht für sich. Es gibt also keinen Grund mehr für Krankenhäuser, Gebrauchtsoftware nicht in Betracht zu ziehen.

*Der Autor: Christian Penava, Director Sales Germany der Relicense AG

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