Personalwesen HR-Software hält den Betrieb der AWO-Unterfranken aufrecht

Autor: Ira Zahorsky

Auch im Gesundheitsbereich hat sich das Arbeitsleben durch die Corona-Pandemie grundlegend verändert. Um Löhne und Gehälter pünktlich zu bezahlen, muss das Personalwesen auch aus dem Homeoffice reibungslos funktionieren.

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Die AWO-Unterfranken deckt mit mehr 100 Einrichtungen und Dienstleistungen alle Bereiche der sozialen Arbeit ab.
Die AWO-Unterfranken deckt mit mehr 100 Einrichtungen und Dienstleistungen alle Bereiche der sozialen Arbeit ab.
(Bild: AWO-Unterfranken)

Die AWO-Unterfranken ist ein soziales Unternehmen mit vielen Einrichtungen im Gesundheitswesen. Bereits in den vergangenen Jahren hatte die HR-Abteilung die Digitalisierung konsequent umgesetzt. Die wichtigsten Services sind bereits cloudbasiert. Seit 2018 kommt die digitale Personalakte von Aconso zum Einsatz. Hier werden Dokumente und Personaldaten der Beschäftigten zentral gespeichert.

Durch diese Voraussetzungen war die Abteilung auf die neuen Arbeitsbedingungen, wie Homeoffice und Wechselbetrieb, gut vorbereitet. Die Mitarbeiter bekamen mobile Endgeräte gestellt und konnten während des Lockdowns von daheim wie gewohnt arbeiten.

Die HR-Abteilung kümmert sich nicht nur um die Auszahlung der Gehälter. Sie steht auch für Fragen zu Arbeitsschutzmaßnahmen oder Geldersatzleistungen zur Verfügung. Der Betriebsrat kann, wann immer nötig, mit einbezogen werden.

Quarantäne-Fälle

Im Gesundheitssektor kommt es naturgemäß oft zu Corona-bedingten Personalausfällen. Ist der Betroffene symptomlos in Quarantäne, bekommt er statt der AU-Bescheinigung einen Quarantäne-Bescheid. Diesen muss er beim Arbeitgeber einreichen. Die Entschädigung für die Entgeldfortzahlung beantragt dann ebenfalls die HR-Abteilung bei den Behörden. Diese wichtige Refinanzierung verursacht einen großen Verwaltungsaufwand, der durch die digitale Personalakte erleichtert wird.

Bestehen zahlreiche Krank- und Quarantänemeldungen gleichzeitig, wird die Personaleinsatzplanung zur Herausforderung. Ein weiteres Einsatzszenario für die digitale Personalakte: Führungskräfte können jederzeit auf die Personaldaten der Mitarbeiter zugreifen und flexibel den Personalplan ändern.

Der Mensch im Mittelpunkt

Die AWO-Unterfranken hat gute Erfahrungen mit der Arbeit im Homeoffice gemacht. Deshalb sollen auch nach der Pandemie flexible und mobile Arbeitsmodelle möglich sein. „Ein positiver Effekt der Pandemie ist, dass die HR sich wieder stärker auf ihr eigentliches Wesen besonnen hat, nämlich ihre Fürsorgerolle für die Beschäftigten“, findet Dominik Roth, Konzernpersonalleiter der AWO-Unterfranken. „Es geht darum, Mitarbeiter zu schützen, sie stärker einzubinden und sie proaktiv bei ihren Vorhaben zu unterstützen.“

Der Mensch ist Dreh- und Angelpunkt der Geschäftsprozesse.

Dominik Roth, Konzernpersonalleiter der AWO-Unterfranken,

Ein neuer HR-Service, der durch die Digitalisierung unterstützt wird, sind Lebensarbeitszeitkonten, die die bereits vor der Pandemie zusammen mit dem Betriebsrat entwickelten Arbeitszeitkonten ergänzen, und eine hohe Arbeitnehmerzufriedenheit mit sich bringen. Durch die digitale Entlastung in der Abteilung konnten sogar feste Ansprechpartner für Fragen zur betrieblichen Altersvorsorge und dem Arbeitnehmerdatenschutz etabliert werden.

Pluspunkt für Arbeitgeber

Dominik Roth, Konzernpersonalleiter der AWO-Unterfranken
Dominik Roth, Konzernpersonalleiter der AWO-Unterfranken
(Bild: AWO-Unterfranken)

„Für uns ist es eine tolle Visitenkarte, wenn wir Kandidaten schon durch unsere digitalen HR-Prozesse zeigen können, was für ein moderner Arbeitgeber wir sind. Es drückt ja auch Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern aus, dass man ihnen bestmögliche Hilfsmittel zur Seite stellt. Viele Bewerber sind sehr überrascht, mit welch modernen digitalen Instrumentarien wir arbeiten“, erläutert Roth.

Auch der Arbeitsvertrag soll künftig digital zur Verfügung gestellt und unterschrieben werden. Dazu will die AWO-Unterfranken die automatisierten Workflows von Aconso mit integrierter digitaler Signatur von DocuSign implementieren. Der dadurch entstehende zeitliche Vorteil kann in Zeiten des Fachkräftemangels entscheidend sein.

Die AWO-Unterfranken

An mehr als 30 Standorten in Unterfranken decken der Bezirksverband AWO-Unterfranken und seine Tochterunternehmen mit über 100 Einrichtungen und Dienstleistungen alle Bereiche der sozialen Arbeit ab: Senioreneinrichtungen, eine Rehaklinik, ambulante Pflegedienste, Kindergärten und Mittagsbetreuungen, offene Ganztagesschulen, Jugendsozialarbeit, Beratungsstellen für Familien, Frauen oder Einwanderer, sozialpsychiatrische Dienste, Tagesstätten, Wohnheime und Wohngemeinschaften für psychisch beeinträchtigte oder seelisch kranke Menschen und vieles mehr. Die unterfränkische Arbeiterwohlfahrt hat rund 2.900 Mitarbeiter. Zirka 100 sind in der Hauptverwaltung in Würzburg beschäftigt.

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Über den Autor

 Ira Zahorsky

Ira Zahorsky

Redakteurin und Online-CvD, IT-BUSINESS