eSignaturen Entlastung für Personal und Patienten

Ein Gastbeitrag von Benoît Henry

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Damit Anwender die digitalen Unterschriften beim eRezept und anderen Dokumenten im Healthcare-Bereich sicher und schnell leisten können, bedarf es einer ausgereiften Lösung für eSignaturen.

Digitale Signaturen sind nicht nur zeiteffizienter als ihr analoges Pendant, sie sind auch günstiger
Digitale Signaturen sind nicht nur zeiteffizienter als ihr analoges Pendant, sie sind auch günstiger
(© Thapana_Studio – stock.adobe.com)

Gesundheitsdaten unterliegen besonderem gesetzlichen Schutz, da sie zu den persönlichsten Informationen überhaupt gehören – schließlich soll kein Unberechtigter Zugriff auf beispielsweise Krankheitsgeschichte und aktuelle Leiden erhalten. Das stärkt zwar den Datenschutz, stellt aber Organisationen im Gesundheitsbereich, die mit diesen Daten arbeiten, vor Herausforderungen. Insbesondere die Digitalisierung, die durch die Implementierung fortschrittlicher Technologien verwirklicht wird, kann so ins Stocken geraten.

Gleichzeitig besteht konkreter Handlungsbedarf: Personal ist im Gesundheitsbereich knapp und die Pfleger, Ärztinnen und Verwaltungsangestellten müssen ihre Zeit effizient nutzen. Hier soll zum Beispiel das eRezept Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Healthcare-Sektor entlasten, indem es Praxisabläufe schneller und effizienter macht. Ärztinnen, Krankenpfleger und andere Beschäftigte unterschreiben im Laufe einer Woche jedoch auch zahlreiche andere Dokumente: vom Entlassungsformular für einen Patienten über Krankschreibungen bis zu Versicherungsanträgen. Jedes Dokument muss auf seine Authentizität geprüft und danach händisch unterschrieben werden.

Jeder Arzt unterschreibt 4.000 Dokumente pro Jahr

Laut einer aktuellen Studie unterschreibt ein Arzt täglich durchschnittlich 16 Dokumente – das sind 4.000 Unterschriften im Jahr. Für ein größeres Krankenhaus bedeutet das jährlich 10 Millionen Dokumente, die unterschrieben werden müssen.

Bisherige Prozesse um Dokumente sind aufwändig und kostenintensiv: Dokumente werden gedruckt, signiert und dann wieder digitalisiert. Hinzu kommen Kosten für Material sowie Geräte zur Digitalisierung. Dabei lassen sich die meisten Dokumente auch digital signieren, darunter etwa Rezepte und Verordnungen sowie Arbeits- und Lieferantenverträgen, medizinische Berichte und Gutachten, Überweisungen und vieles mehr.

Hohe Anforderungen an eSignaturen

Die – aus gutem Grund – hohen Datenschutzstandards im Gesundheitswesen sind auch für eSignatur-Lösungen eine Herausforderung. Unterschriften müssen für Ärzte vor allem eine hohe Rechtsgültigkeit besitzen: Zu jeder Zeit muss etwa bei einem elektronischen Rezept gewährleistet sein, dass ein Arzt es unterschrieben hat. Hinzu kommen die verschiedenen Anwendungsfälle, in denen eine Unterschrift rechtsgültig sein muss, vom eRezept über die Patientenaufklärung vor einem Eingriff bis zu den Entlassungspapieren.

Ein weiterer Faktor, den es beim Thema eSignaturen zu beachten gilt: Nicht nur technisch versierte Menschen oder Berufsgruppen, die häufiger mit elektronischen Nachweisen arbeiten, nutzen elektronische Unterschriften im Alltag. Auch ältere Menschen, die bei der Nutzung von Technologie vor Herausforderungen stehen, stellen eine große Nutzergruppe dar. Deshalb muss die eSignatur-Lösung intuitiv zu bedienen sein, damit auch sie davon profitieren.

Auf der nächsten Seite: Tipps zur eSignatur.

Welche Eigenschaften müssen eSignaturen im Gesundheitswesen aufweisen?

Die Anforderungen an neue Lösungen im Gesundheitswesen sind hoch, Entscheider sollten deshalb bei der Einführung einer eSignatur-Lösung folgende Tipps beachten:

1. Den richtigen Nutzungsrahmen finden

Noch bevor sich Betriebe für eine eSignature-Lösung entscheiden, sollten sie sich im Klaren sein, wo sie später Verwendung findet. Hier geht es vor allem darum, die rechtlichen Vorgaben zu überprüfen, damit dementsprechend die richtige Lösung ausgewählt werden kann. Dazu gehört auch, die Rechtssicherheit der geleisteten Unterschrift zu überprüfen. Kommt es nämlich zum Beispiel bei einer Operation zu einem Vorfall und bei der Patientenaufklärung wurde die Unterschrift vergessen, falsch gesetzt oder sie ist aus anderen Gründen ungültig, sind harte Strafen für den Betreiber eines Krankenhauses die Folge.

Dokumente im Healthcare-Sektor haben unterschiedliche Nutzungszeiträume: Während ein eRezept nur einmal eingelöst werden kann, sind Dauerrezepte über längere Zeiträume von bis zu einem Jahr ausgelegt. Dies muss sich auch in der eSignatur-Lösung widerspiegeln: Ein elektronisch signiertes eRezept darf nur einmal gültig sein, während das Dauerrezept in seiner gesamten Nutzungsdauer genutzt werden kann.

Hinzu kommen auch praktische Faktoren: Der Gesundheitssektor muss immer noch auf physische Dokumente setzen. Es ist also notwendig, dass die eSignatur-Lösung diese mit einbezieht, indem sie digitale Zwillinge erstellt und somit physische Dokumente nachverfolgbar und verifizierbar macht, am besten einfach per QR-Code. Werden die Dokumente ausgedruckt, lassen sich auf ihnen geleistete Unterschriften sowie ihre Authentizität nachvollziehen – genau wie bei ihren digitalen Gegenstücken.

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Was ist ein digitaler Zwilling?

Dabei handelt es sich um das digitale Gegenstück zu einem physischen Dokument (oder anderen Objekt in der realen Welt). Ein digitaler Zwilling ist dabei mehr als eine einfache digitale Kopie, durch Daten- und Informationsverbindungen sind sie miteinander verbunden. Im Fall eines Dokuments bedeutet das, dass ein ausgedrucktes Dokument, das in der eSignatur-Lösung gespeichert ist, beim Ausdruck einen QR-Code erhält. Anhand des Codes können User die Authentizität bzw. die Übereinstimmung mit dem digitalen Zwilling verifizieren: Manipulationen am physischen Ausdruck lassen sich so schnell nachweisen und verhindern.

2. Datenschutz ist Voraussetzung

Der Datenschutz schließt natürlich die Verarbeitung von Daten mit ein: Personenbezogene Daten dürfen beispielsweise nicht in US-amerikanische Rechenzentren transferiert werden, da sie hier von den unberechtigten Dritten ausgelesen werden können. Bei Cloud-basierten Identifikations- und Signaturlösungen bedeutet das außerdem, dass Daten niemals unverschlüsselt das eigene Netzwerk verlassen dürfen.

eSignatur-Lösungen, die ein „Privacy by Design“-Prinzip verfolgen, verarbeiten Dokumente lokal auf den Endgeräten der Nutzer und minimieren das Datenschutzrisiko weiter. Da Ärztinnen und Ärzte bestimmte medizinische Dokumente bis zu zehn Jahre archivieren müssen, sollten sie bei ihrer eSignatur-Lösung darauf achten, dass sie auf europäische Rechenzentren zur Speicherung und Verarbeitung zurückgreifen. Auf diese Weise ist die sichere Ablage der Daten durch europäisches Recht gesichert.

3. Einfache Integration

Die Implementierung neuer Lösungen geht fast immer mit großen Aufwänden für IT-Abteilungen einher, insbesondere wenn die Lösung später von vielen Menschen genutzt wird. Die einfache und vor allem schnelle Implementierung ins Primärsystem sorgt nicht nur dafür, dass Mitarbeiter und Patienten schnell auf die Lösung zugreifen können: Auch Störungen des Betriebsablaufs, Ausfälle und dergleichen bleiben somit aus.

4. Schnelle und sichere Nutzung

Ärztinnen, Pfleger und das weitere Personal sind im Gesundheitsbereich im Alltag in Krankenhäusern hohem Zeitdruck ausgesetzt: Auf viele Patientinnen und Patienten kommt oft zu wenig Pflegepersonal. Lösungen, die die Identifikation von Personen übernehmen – etwa bei der Unterschrift einer Patientenaufklärung – müssen deshalb schnell funktionieren, gleichzeitig aber rechtssicher sein. Darüber hinaus sollen auch Patienten, die selten mit digitalen Lösungen arbeiten, schnell mit der Lösung zurechtkommen: Der Prozess von der Identifikation bis hin zur fertigen Unterschrift muss deshalb verständlich erklärt und intuitiv sein.

5. Qualifizierte eSignaturen

Von den etablierten Standards – Standard-eSignatur (SES), Erweiterte eSignatur (AES) und qualifizierte eSignatur (QES) – weist die QES das höchste rechtliche Gewicht auf: Die Identifizierung eines QES-Unterzeichners erfolgt entweder online per Videoanruf, durch persönliche Identifizierung bei einem registrierten Vertreter oder – die bequemste Option – mit Hilfe einer ID- und Gesichtserkennungssoftware auf einem Smartphone.

Rezepte, Arbeitsunfähigkeitszeugnisse und ärztliche Verordnungen müssen in Deutschland – erfolgt die Unterzeichnung elektronisch – per QES signiert werden. Damit alle relevanten Dokumente rechtssicher unterschrieben werden können, muss die Lösung deshalb die QES unterstützen.

Fazit

Um Fachkräftemangel und wachsenden Patientenzahlen begegnen zu können, muss sich der Gesundheitssektor weiter digitalisieren. Der Einsatz von eSignatur-Lösungen liefert hierzu einen entscheidenden Beitrag: Mit dem richtigen Anbieter können Krankenhäuser, Arztpraxen und Apotheken ihre Aufwände bei elektronischen Unterschriften verringern und ihre Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen.

Benoît Henry
CEO und Co-Founder Certifaction

Bildquelle: Certifaction

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